Du hältst die Fäden zusammen! Als Schnittstelle zwischen Verwaltung und Forschung unterstützt du Professorinnen und Professoren und ihre Forschungsteams, hältst Prozesse am Laufen und bringst Struktur in Termine und Kommunikation. Wenn du gerne organisierst, zuverlässig mitdenkst und auch in einem abwechslungsreichen Umfeld den Überblick behältst, freuen wir uns auf dich.

Klingt nach dir?

Dann bewirb dich jetzt und werde Teil einer einzigartigen Reise im Department CSAI. Gemeinsam bauen wir die Universität der Zukunft – mit deinem Talent und deinem Engagement.

Deine Aufgaben:

• Abwicklung von klassischen, aber auch vielfältigen, administrativen und organisatorischen Verwaltungsaufgaben z.B. Bestellungen, Stundenabrechnungen von studentischen Hilfskräften, etc.
• Administrative Unterstützung der Einstellungen von wissenschaftlichem Personal (Anfrage von Unterlagen, Vorbereitung der Einstellungsunterlagen, Korrespondenz, etc.)
• Koordination und Organisation von Terminen von Professorinnen und Professoren, sowie Meetings des Departments
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Administrative Unterstützung bei Events, Gremien- oder Kommissionssitzungen
• Unterstützung bei der fortschreitenden Digitalisierung und Erstellung von Arbeitsabläufen und Prozessen

Dein Profil:

Erforderlich:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellte/-n, Kaufleute für Büromanagement, Weiterqualifizierung als Verwaltungsfachkraft (BL 1) oder vergleichbar und das Vorliegen eines aktuellen Nachweises der Englischkenntnisse auf dem Niveau C1 (z. B. durch ein Zertifikat von Cambridge, TOEFL, IELTS oder durch Muttersprache Englisch) oder eine abgeschlossene Ausbildung zum/zur Fremdsprachensekretär/-in, Übersetzer/-in oder vergleichbar

Sollte kein Nachweis vorliegen, erfolgt die Eingruppierung in E6 TV-L. Das Zertifikat kann an der UTN nachträglich erworben werden.

• Mindestens zweijährige praktische Erfahrung in einem oder mehreren der oben genannten Aufgabenbereiche, idealerweise in einer öffentlichen Verwaltung
• Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute MS-Office-Kompetenzen
• Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine zuverlässige Arbeitsweise
• Eigenverantwortliche und ergebnisorientierte Arbeitsweise, Kommunikationsfreude sowie sicheres und verbindliches Auftreten
• Hohes Maß an Dienstleistungs- und Serviceorientierung

Wünschenswert:

• Erfahrung in der Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen, z. B. Workshops, Kolloquien oder Konferenzen
• Eigeninitiative und Freude am Aufbau von Strukturen in einem dynamischen und wachsenden Umfeld

Deine Benefits:

Attraktive Vergütung & Sicherheit

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst für langfristige Planungssicherheit
• Attraktive Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TV-L (Je nach Stufe ab 3.135,83€ brutto, näheres unter: https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/)
• Zusätzliche Leistungen des öffentlichen Dienstes: Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Möglichkeit zur Entgeltumwandlung

Work-Life-Balance & Flexibilität

• Flexible Arbeitszeiten und Mobile-Working-Optionen für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) plus arbeitsfreie Tage am 24. & 31. Dezember
• Möglichkeit zur individuellen Arbeitszeitgestaltung: Die Stelle kann in Voll- oder Teilzeit besetzt werden

Weiterentwicklung & Karriere

• Fort- und Weiterbildungsangebote, z. B. Sprachkurse und Fachseminare

Arbeitsumfeld & Kultur

• Moderner, ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten Umfeld
• Kollegiales und motiviertes Team mit gelebter Du-Kultur
• Dynamisches Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Herausforderungen an einer neu gegründeten Universität

Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote

• Zugang zu unserem Corporate Benefit Programm mit attraktiven Vergünstigungen und Mitarbeiterangeboten
• Regelmäßige Team-Events

Mobilität

• gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Kostenfreie Parkplätze
• JobBike Bayern unser Dienstrad-Leasingprogramm 

You hold everything together! As the interface between administration and research, you support professors and their research teams, keep processes running smoothly and bring structure to schedules and communication. If you enjoy organising, are reliable and can keep track of things even in a varied environment, we look forward to hearing from you.

Sounds like you?

Then apply now and become part of a unique journey in the CSAI department. Together, we will build the university of the future – with your talent and commitment.

Your tasks:

• Handling of classic as well as diverse administrative and organisational tasks, e.g. orders, hourly billing for student assistants, etc.
• Administrative support for the recruitment of academic staff (requesting documents, preparing recruitment documents, correspondence, etc.)
• Coordination and organisation of appointments for professors and department meetings
• Telephone and written correspondence in German and English
• Administrative support for events, committee or commission meetings
• Support in the ongoing digitisation and creation of workflows and processes

Your profile:

Required:

• Successfully completed training as an administrative assistant, office management assistant, further qualification as an administrative specialist (BL 1) or comparable and current proof of English language skills at level C1 (e.g. through a Cambridge, TOEFL, IELTS or native English speaker) or completed training as a foreign language secretary, translator or comparable qualification
• If no proof is available, classification will be in E6 TV-L. The certificate can be obtained retrospectively at the UTN.
• At least two years of practical experience in one or more of the above areas of responsibility, ideally in public administration
• Good written and oral communication skills and very good written and spoken German and English
• Very good MS Office skills
• Strong organisational, communication and teamwork skills as well as a reliable approach to work
• Independent and results-oriented approach to work, good communication skills and a confident and engaging manner
• High level of service orientation

Desirable:

• Experience in organising scientific events, e.g. workshops, colloquia or conferences
• Initiative and enjoyment in building structures in a dynamic and growing environment

Your benefits:

Attractive salary & security

• Permanent employment in the public sector for long-term planning security
• Attractive salary according to pay group 7 TV-L (depending on level from € 3135,83 gross, more details at: https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/)
• Additional Benefits of the public sector: annual bonus payment, company pension scheme (VBL) and possibility of deferred compensation

Work-life balance & flexibility

• Flexible working hours and mobile working options for an optimal work-life balance
• 30 days of holiday per year ( based on a 5-day week) plus days off on 24 & 31 December
• Possibility of individual working hours: The position can be filled on a full-time or part-time basis

Further development & career

• Further development and training opportunities, e.g. language courses and specialist seminars, are available.

Working environment & culture

• Modern, ergonomically equipped workplace in a future-oriented environment
• Strong team culture and a dynamic, supportive work environment
• Dynamic working environment with varied challenges at a newly founded university

Corporate benefits & employee offers

• Access to our Corporate Benefit Programme with attractive discounts and employee offers
• Regular team events

Mobility

• good public transport connections
• Free parking
• JobBike Bayern our company bike leasing programme