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Die 2021 gegründete UTN ist eine innovative Universität mit Schwerpunkt auf Künstlicher Intelligenz, interdisziplinärer Forschung und moderner Lehre. Mit flachen Hierarchien, digitalen Technologien und einer offenen, integrativen Kultur bietet sie ein zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld. Der nachhaltige Campus in Nürnberg wird das Zentrum eines neuen Stadtviertels und Heimat für rund 6.000 Studierende. Die Metropolregion Nürnberg überzeugt mit hoher Lebensqualität, guter Verkehrsanbindung und attraktiven Lebenshaltungskosten.

Sachbearbeitung Science Support und Drittmittelprojekte (m/w/d)

Du hast Freude an Kommunikation, Organisation und der Arbeit in einem dynamischen Umfeld? In unserem Team Research Services an der UTN unterstützen wir die Wissenschaftler/-innen in allen Fragen rund um Drittmittelprojekte. Deine Aufgaben umfassen die Abstimmung mit Projektträgern, die Koordination von Prozessen zwischen verschiedenen Abteilungen und das Fristenmanagement – alles, was notwendig ist, um die Projekte erfolgreich voranzutreiben. Du wirst eng mit den Projektinhaber/-innen zusammenarbeiten, Berichte erstellen und bei der Organisation von Weiterbildungsangeboten mitwirken. Dabei bist Du immer in engem Austausch mit den relevanten Stakeholdern und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.

Klingt nach dir?

Dann bewirb dich jetzt und werde Teil einer einzigartigen Reise im Team Research & Transfer. Gemeinsam bauen wir die Universität der Zukunft – mit deinem Talent und deinem Engagement.


Deine Aufgaben:

  • Koordination der Umzüge von Drittmittelprojekten an die UTN, durch Abstimmung mit den Projektträgern und Drittmittelgebern sowie die Pflege der Drittmitteldatenbank und sonstige Repositorien
  • Koordination des Berichtswesens in Verbundprojekten
  • Pflege der Informationskanäle der Teams Research Services und Transfer Services, Erstellung von Informationsmaterialien für Wissenschaftler/-innen zum Serviceportfolio
  • Unterstützung bei der Organisation von Weiterbildungsmöglichkeiten der Wissenschaftler/-innen
  • Koordination von Prozessen zum Berichtswesen, Abstimmung mit Projektträgern und Drittmittelgebern zu Budgetierung und Verwendung von Drittmitteln


Dein Profil:

Erforderlich:

  • Eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kaufleute für Büromanagement, einen erfolgreichen Abschluss des Beschäftigtenlehrgangs I (BL I) oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Einschlägige mehrjährige (mind. zwei Jahre) Berufserfahrung im Bereich Verwaltung
  • Grundkenntnisse des deutschen Fördersystems
  • Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wünschenswert:

  • Kenntnisse der Verwendungsrichtlinien der einzelnen Drittmittelgeber/-innen


Deine Benefits:

Attraktive Vergütung & Sicherheit 

  • Unbefristetes Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst für langfristige Planungssicherheit 
  • Attraktive Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TV-L (Je nach Stufe ab 3.319,52€ brutto, näheres unter https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/)
  • Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes: Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Möglichkeit zur Entgeltumwandlung 

Work-Life-Balance & Flexibilität 

  • Flexible Arbeitszeiten und Mobile-Working-Optionen für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben 
  • 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) plus arbeitsfreie Tage am 24. & 31. Dezember 
  • Möglichkeit zur individuellen Arbeitszeitgestaltung: Die Stelle kann in Voll- oder Teilzeit besetzt werden 

Weiterentwicklung & Karriere  

  • Fort- und Weiterbildungsangebote, z. B. Sprachkurse und Fachseminare 

Arbeitsumfeld & Kultur 

  • Moderner, ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten Umfeld 
  • Kollegiales und motiviertes Team mit gelebter Du-Kultur 
  • Dynamisches Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Herausforderungen an einer neu gegründeten Universität 

Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote  

  • Zugang zu unserem Corporate Benefit Programm mit attraktiven Vergünstigungen und Mitarbeiterangeboten 
  • Regelmäßige Team-Events 

Mobilität 

  • Verkehrsgünstige Lage mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr 
  • Kostenfreie Parkplätze, e-Ladesäulen, Diensträder 
  • JobBike Bayern unser Dienstrad-Leasingprogramm  


Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerbende werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Frauen werden gem. Art. 7 Abs. 3 Bayerisches Gleichstellungsgesetz zur Bewerbung aufgerufen.


Du hast Fragen...

zum Bewerbungs- und Einstellungsprozess?
Dann melde dich einfach mit dem Betreff EXE-2025-01 per Mail an jobs@utn.de.

zum Inhalt der Stelle?
Ali Özbay ist gerne für deine Fragen da – schreib einfach an finance-leader@utn.de.


Interessiert?

Dann schicke uns deine aussagekräftige Bewerbung bis zum 13.07.2025 ausschließlich über unser Bewerbungsportal.

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Founded in 2021, UTN is an innovative university with a focus on artificial intelligence, interdisciplinary research and modern teaching. With flat hierarchies, digital technologies and an open, inclusive culture, it offers a future-orientated working environment. The sustainable campus in Nuremberg will be the centre of a new city district and home to around 6,000 students. The Nuremberg metropolitan region offers a high quality of life, good transport links and an attractive cost of living.

Science Support and third-party funded projects (m/f/d)

You enjoy communication, organisation and working in a dynamic environment? In our Research Services team at the UTN, we support researchers in all matters relating to externally funded projects. Your tasks will include dialogue with project holders, coordination of processes between different units and deadline management - everything that is necessary to successfully drive projects forward. You will work closely with the project owners, prepare reports and help organise further training opportunities. You will always be in a close dialogue with the relevant stakeholders and ensure that everything runs smoothly.

Sounds like you?

Then apply now and become part of a unique journey in the Research & Transfer team. Together we will build the university of the future - with your talent and commitment.


Your tasks:

  • Coordination of the relocation of externally funded projects to the UTN, through coordination with the project holders and external funding bodies as well as the maintenance of the external funding database and other repositories
  • Coordination of reporting in joint projects
  • Maintenance of the information channels of the Research Services and Transfer Services teams, creation of information materials for scientists on the service portfolio
  • Support in the organisation of further training opportunities for scientists
  • Coordination of reporting processes, coordination with project holders and external funding bodies on budgeting and use of external funds


Your profile:

Required:

  • Successfully completed three-year vocational training as an administrative assistant, office management assistant, successful completion of the Employee Training Programme I (BL I) or a comparable qualification
  • Relevant professional experience of several years (at least two years) in the field of administration
  • Basic knowledge of the German funding system
  • Good written and spoken German and English skills

Desirable:

  • Knowledge of the utilisation guidelines of the individual third-party funding bodies


Your benefits:

Attractive salary & security

  • Permanent employment in the public sector for long-term planning security
  • Attractive salary according to pay group 8 TV-L (depending on level from € 3,319.52 gross, more details at: https://oeffentlicher-dienst. info/tv-l/allg/)
  • Social benefits of the public sector: annual bonus payment, company pension scheme (VBL) and possibility of deferred compensation

Work-life balance & flexibility

  • Flexible working hours and mobile working options for an optimal work-life balance
  • 30 days of holiday per year ( based on a 5-day week) plus days off on 24 & 31 December
  • Possibility of individual working hours: The position can be filled on a full-time or part-time basis

Further development & career

  • Further development and training opportunities, e.g. language courses and specialist seminars, are available.

Working environment & culture

  • Modern, ergonomically equipped workplace in a future-oriented environment
  • Strong team culture and a dynamic, supportive work environment
  • Dynamic working environment with varied challenges at a newly founded university

Corporate benefits & employee offers

  • Access to our Corporate Benefit Programme with attractive discounts and employee offers
  • Regular team events

Mobility

  • Convenient location with good public transport connections
  • Free parking, e-charging stations, company bikes
  • JobBike Bayern our company bike leasing programme


The position is suitable for severely disabled persons. Severely disabled applicants will be given preference if their suitability, qualifications and professional performance are otherwise essentially equal. Women are encouraged to apply in accordance with Art. 7 Para. 3 of the Bavarian Equal Opportunities Act.


Any questions...

about the application and recruiting process?
Then simply send an email to jobs@utn.de with the subject line ‘EXE-2025-01’.

about the details of the position?
Ali Özbay will be happy to answer your questions - just write to finance-leader@utn.de.


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