Wir suchen mehrere Teamassistenten (m/w/d) für unsere Real Estate Unit, die dafür sorgen, dass bei uns im Hintergrund alles rundläuft – ob im Estate Service Team oder im Buildings and Infrastructure Team.

Du unterstützt unsere Projektleitungen, koordinierst Termine, behältst Abläufe im Blick und arbeitest mit SAP. Empfangsdienst, Poststelle, Schlüsselverwaltung sowie die Beschaffung von Ausstattung und Verbrauchsmaterial sind ebenso Teil deines vielseitigen Aufgabenbereichs.

An der UTN erwartet dich ein modernes Arbeitsumfeld, Raum für Eigeninitiative und ein kollegiales Miteinander. Du wirst Teil eines Teams, das mit Freude anpackt, Prozesse aktiv mitgestaltet und gemeinsam daran arbeitet, eine innovative Universitätsstruktur weiter aufzubauen.

Klingt nach dir?

Dann bewirb dich jetzt und werde Teil einer einzigartigen Reise im Team Estate Service oder im Team Buildings and Infrastructure. Gemeinsam bauen wir die Universität der Zukunft – mit deinem Talent und deinem Engagement.

Deine Aufgaben:

• Organisatorische Unterstützung der Teams Building and Infrastructure oder Estate Service, inklusive Terminmanagement, Dokumentation, Korrespondenz und SAP-Anwendungen (Warenkörbe, Rechnungsprüfung)
• Postdienste:Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Postverteilung und Telefonzentrale; Unterstützung der Units beim Empfang von Besucher/-innen
• Schlüsselmanagement und Ausstattung: Verwaltung von Schließberechtigungen, Ausgabe von Schlüsseln, Beschaffung und Inventarisierung von Büro- und Verbrauchsmaterial
• Unterstützung im Liegenschaftsmanagement, z. B. bei der Koordination von Handwerkern sowie der Organisation externer Dienstleister (Reinigung, Müllentsorgung, Grünpflege)

Dein Profil:

Erforderlich:

• Eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung in der Verwaltung, im kaufmännischen Bereich oder Weiterqualifizierung als Verwaltungsfachkraft (BL I) oder vergleichbar
• Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit, eine zuverlässige Arbeitsweise sowie eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache – mündlich wie schriftlich

Wünschenswert:

• Idealerweise mind. zweijährige Berufserfahrung im öffentlichen Dienst und/oder Hochschul-/Wissenschaftsbereich
• Kenntnisse im bayerischen Vergabe- und Haushaltsrecht
• SAP-Kenntnisse
• Idealerweise gute Englischkenntnisse für die Kommunikation im internationalen Umfeld der Universität

Deine Benefits:

Attraktive Vergütung & Sicherheit

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst für langfristige Planungssicherheit
• Attraktive Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TV-L (Je nach Stufe ab 3086,57€ brutto, näheres unter: https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/)
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes: Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Möglichkeit zur Entgeltumwandlung

Work-Life-Balance & Flexibilität

• Flexible Arbeitszeiten und Mobile-Working-Optionen für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) plus arbeitsfreie Tage am 24. & 31. Dezember
• Möglichkeit zur individuellen Arbeitszeitgestaltung: Die Stelle kann in Voll- oder Teilzeit besetzt werden

Weiterentwicklung & Karriere 

• Fort- und Weiterbildungsangebote, z. B. Sprachkurse und Fachseminare

Arbeitsumfeld & Kultur

• Moderner, ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten Umfeld
• Kollegiales und motiviertes Team mit gelebter Du-Kultur
• Dynamisches Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Herausforderungen an einer neu gegründeten Universität 

Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote 

• Zugang zu unserem Corporate Benefit Programm mit attraktiven Vergünstigungen und Mitarbeiterangeboten
• Regelmäßige Team-Events

Mobilität

• Verkehrsgünstige Lage mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Kostenfreie Parkplätze, e-Ladesäulen, Diensträder
• JobBike Bayern unser Dienstrad-Leasingprogramm 

We are looking for several team assistants (m/f/d) for our Real Estate Unit to ensure that everything runs smoothly in the background - whether in the Estate Service Team or the Buildings and Infrastructure Team.

You will support our project managers, coordinate deadlines, keep an eye on processes and work with SAP. Reception services, mailroom, key management and the procurement of equipment and consumables are also part of your varied range of tasks.

At UTN, you can expect a modern working environment, room for initiative and a collegial atmosphere. You will be part of a team that enjoys getting involved and actively shaping processes while working together to further develop an innovative university structure.

Sounds like you?

Then apply now and become part of a unique journey in the Estate Service team or the Buildings and Infrastructure team. Together we will build the university of the future - with your talent and commitment.

Your tasks:

• Organisational support for the Building and Infrastructure or Estate Service teams, including appointment management, documentation, correspondence and SAP applications (shopping baskets, invoice verification)
• Postal services: processing incoming and outgoing mail, mail distribution and telephone switchboard; supporting the units in receiving visitors
• Key management and equipment: managing locking authorisations, issuing keys, procuring and inventorying office and consumable materials
• Support in property management, e.g. coordinating tradespeople and organising external service providers (cleaning, waste disposal, green maintenance)

Your profile:

Required:

• A successfully completed three-year apprenticeship in administration, in the commercial sector or further qualification as an administrative specialist (BL I) or comparable
• Strong organisational, communication and teamwork skills, a reliable way of working and a pronounced service orientation
• Confident handling of the common MS Office applications
• Very good ability to express yourself in German - both orally and in writing

Desirable:

• Ideally at least two years of professional experience in the public sector and/or higher education/science sector Knowledge of Bavarian public procurement and budget law SAP knowledge Ideally good knowledge of English for communication in the international university environment. At least two years of professional experience in the public sector and/or higher education/science
• Knowledge of Bavarian procurement and budget law
• SAP knowledge
• Ideally good knowledge of English for communication in the international environment of the university

Your benefits:

Attractive salary & security

• Permanent employment in the public sector for long-term planning security
• Attractive salary according to pay group 6 TV-L (depending on level from € 3086.57 gross, more details at: https://oeffentlicher-dienst. info/tv-l/allg/)
• Social benefits of the public sector: annual bonus payment, company pension scheme (VBL) and possibility of deferred compensation

Work-life balance & flexibility

• Flexible working hours and mobile working options for an optimal work-life balance
• 30 days of holiday per year ( based on a 5-day week) plus days off on 24 & 31 December
• Possibility of individual working hours: The position can be filled on a full-time or part-time basis

Further development & career

• Further development and training opportunities, e.g. language courses and specialist seminars, are available.

Working environment & culture

• Modern, ergonomically equipped workplace in a future-oriented environment
• Strong team culture and a dynamic, supportive work environment
• Dynamic working environment with varied challenges at a newly founded university

Corporate benefits & employee offers

• Access to our Corporate Benefit Programme with attractive discounts and employee offers
• Regular team events

Mobility

• Convenient location with good public transport connections
• Free parking, e-charging stations, company bikes
• JobBike Bayern our company bike leasing programme