Als Assistenz in Einkauf und Beschaffung übernimmst du spannende Aufgaben rund um die nationale Vergabe: du recherchierst Märkte, holst Angebote ein, erstellst Unterlagen, koordinierst Termine und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft – von der Bestellung in SAP bis zur Kommunikation. Außerdem bringst du dich in die Weiterentwicklung digitaler Beschaffungsprozesse ein und unterstützt das Team bzw. die Unit mit organisatorischem Überblick und administrativem Feingefühl.

Das alles erwartet dich an der UTN: eine moderne, offene Verwaltung, viel Gestaltungsspielraum und ein engagiertes Team, das gemeinsam mit dir Strukturen aufbaut, Prozesse neu denkt und echten Teamgeist lebt.

Klingt nach dir?

Dann bewirb dich jetzt und werde Teil einer einzigartigen Reise im Team Procurement. Gemeinsam bauen wir die Universität der Zukunft – mit deinem Talent und deinem Engagement.

Deine Aufgaben:

• Durchführung und Abwicklung von Beschaffungsvorhaben nach UVgO (z.B. Markterkundung, Angebotseinholung, Erstellung von Vergabe- und Vertragsunterlagen, Dokumentation und Lieferterminüberwachung)
• Betreuung und Beratung der Mitarbeitenden der Universität zu Einkaufsthemen und Beschaffungsprozessen
• Übernahme klassischer sowie vielfältiger administrativer und organisatorischer Aufgaben im Team und innerhalb der Finance & Human Resources Unit
• Unterstützung beim Aufbau eines digitalen Beschaffungswesens sowie Mitwirkung in projektspezifischen Aufgabenstellungen

Dein Profil:

Erforderlich:

• Eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellte/-n, im kaufmännischen Bereich, zum/zur Rechtsanwaltsfachangestellte/-n, Weiterqualifizierung als Verwaltungsfachkraft (BL I) oder vergleichbare Qualifikation
• Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit, eine zuverlässige Arbeitsweise sowie eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache – mündlich wie schriftlich – sowie gute Englischkenntnisse für die Kommunikation im internationalen Umfeld der Universität

Wünschenswert:

• Idealerweise Berufserfahrung im öffentlichen Dienst und/oder Hochschul-/Wissenschaftsbereich
• Kenntnisse im bayerischen Vergabe- und Haushaltsrecht
• Umgang mit Dokumentenmanagement- und Workflowsystemen
• SAP-Kenntnisse

Deine Benefits:

Attraktive Vergütung & Sicherheit

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst für langfristige Planungssicherheit
• Attraktive Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TV-L (Je nach Stufe ab 3086,57€ brutto, näheres unter: https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/)
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes: Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Möglichkeit zur Entgeltumwandlung

Work-Life-Balance & Flexibilität

• Flexible Arbeitszeiten und Mobile-Working-Optionen für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) plus arbeitsfreie Tage am 24. & 31. Dezember
• Möglichkeit zur individuellen Arbeitszeitgestaltung: Die Stelle kann in Voll- oder Teilzeit besetzt werden

Weiterentwicklung & Karriere 

• Fort- und Weiterbildungsangebote, z. B. Sprachkurse und Fachseminare

Arbeitsumfeld & Kultur

• Moderner, ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten Umfeld
• Kollegiales und motiviertes Team mit gelebter Du-Kultur
• Dynamisches Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Herausforderungen an einer neu gegründeten Universität 

Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote 

• Zugang zu unserem Corporate Benefit Programm mit attraktiven Vergünstigungen und Mitarbeiterangeboten
• Regelmäßige Team-Events

Mobilität

• Verkehrsgünstige Lage mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Kostenfreie Parkplätze, e-Ladesäulen, Diensträder
• JobBike Bayern unser Dienstrad-Leasingprogramm 

As an assistant in Purchasing and Procurement, you will take on exciting tasks relating to national procurement: you will research markets, obtain offers, prepare documents, coordinate deadlines and ensure that everything runs smoothly - from ordering in SAP to communication. You will also be involved in the further development of digital procurement processes and support the team or unit with an organisational overview and administrative finesse.

All this awaits you at UTN: a modern, open administration, plenty of room for manoeuvre and a committed team that will work with you to build structures, rethink processes and live a true team spirit.

Sounds like you?

Then apply now and become part of a unique journey in the Procurement team. Together we are building the university of the future - with your talent and commitment.

Your tasks:

• Implementation and processing of procurement projects in accordance with UVgO (e.g. market research, request for quotations, preparation of award and contract documents, documentation and delivery date monitoring)
• Support and advice for university employees on purchasing topics and procurement processes
• Assumption of classic and diverse administrative and organisational tasks in the team and within the Finance & Human Resources Unit
• Support in setting up a digital procurement system and participation in project-specific tasks

Your profile:

Required:

• Successfully completed three-year training as an administrative assistant, in the commercial sector, as a paralegal, further qualification as an administrative specialist (BL I) or comparable qualification
• Strong organisational, communication and teamwork skills, a reliable way of working and a pronounced service orientation
• Confident handling of the common MS Office applications
• Very good ability to express oneself in German - both orally and in writing - as well as good knowledge of English for communication in the international environment of the university

Desirable:

• Ideally professional experience in the public sector and/or university/academic sector
• Knowledge of Bavarian procurement and budget law
• Familiarity with document management and workflow systems
• SAP knowledge

Your benefits:

Attractive salary & security

• Permanent employment in the public sector for long-term planning security
• Attractive salary according to pay group 6 TV-L (depending on level from € 3086,57 gross, more details at: https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/)
• Social benefits of the public sector: annual bonus payment, company pension scheme (VBL) and possibility of deferred compensation

Work-life balance & flexibility

• Flexible working hours and mobile working options for an optimal work-life balance
• 30 days of holiday per year ( based on a 5-day week) plus days off on 24 & 31 December
• Possibility of individual working hours: The position can be filled on a full-time or part-time basis

Further development & career

• Further development and training opportunities, e.g. language courses and specialist seminars, are available.

Working environment & culture

• Modern, ergonomically equipped workplace in a future-oriented environment
• Strong team culture and a dynamic, supportive work environment
• Dynamic working environment with varied challenges at a newly founded university

Corporate benefits & employee offers

• Access to our Corporate Benefit Programme with attractive discounts and employee offers
• Regular team events

Mobility

• Convenient location with good public transport connections
• Free parking, e-charging stations, company bikes
• JobBike Bayern our company bike leasing programme